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Rotina do lojista

Conferência de mercadorias no recebimento

Por Eduardo Kfouri · Publicado em 09/11/2026 · Atualizado em 09/11/2026

A entrega de mercadorias é um dos momentos mais importantes da rotina de uma loja, e também um dos mais apressados. O caminhão chega, o entregador tem outras paradas, o balcão está cheio de clientes. Mas é justamente ali que se descobrem caixas faltando, produtos avariados e itens trocados. Este artigo apresenta um passo a passo de conferência no recebimento, útil para lojas de utilidades, de cama, mesa e banho, de presentes e de brinquedos.

Antes da entrega

A conferência começa antes de o caminhão chegar. Tenha à mão a cópia do pedido, com os itens, as quantidades, as cores e os modelos combinados com o fornecedor. Reserve um espaço livre perto da entrada para descarregar as caixas e defina quem vai receber, de preferência sempre a mesma pessoa, que conhece os fornecedores e os produtos.

Também ajuda combinar com o fornecedor um horário de entrega fora dos períodos de maior movimento, para que a conferência seja feita com calma.

Primeiro passo: a nota fiscal

Ao receber o entregador, peça a nota fiscal eletrônica, ou o documento auxiliar que a acompanha, e confira os dados básicos: razão social e CNPJ do comprador, endereço de entrega, número de volumes e descrição dos itens. Se a nota estiver em nome de outra empresa ou com endereço errado, isso deve ser resolvido antes de aceitar a mercadoria.

Compare a nota com o pedido. Quantidades, modelos e valores devem coincidir com o combinado. Qualquer diferença deve ser anotada.

Segundo passo: os volumes

Conte as caixas e compare com o número de volumes indicado na nota e no documento da transportadora. Em seguida, observe o estado de cada uma. Caixas amassadas, rasgadas, molhadas, com fita violada ou com sinais de terem sido reabertas merecem atenção especial.

Quando houver avaria aparente, abra a caixa na presença do entregador e verifique o conteúdo. Se houver produto danificado ou faltando, registre a ocorrência no canhoto da nota ou no comprovante de entrega, com uma descrição curta e objetiva, como "caixa 3 molhada, 4 toalhas manchadas". Peça que o entregador assine ao lado da anotação.

Terceiro passo: o conteúdo

Com as caixas aceitas, é hora de conferir o conteúdo com mais calma. Confira, item a item:

• a quantidade de unidades por caixa e o total de cada item;
• as cores, os tamanhos e os modelos;
• a tensão dos aparelhos elétricos, 127 V, 220 V ou bivolt, conforme o pedido;
• a presença de manuais em português e do selo do Inmetro, quando a categoria exige;
• as etiquetas de composição em artigos têxteis;
• a integridade de produtos frágeis, como vidros, louças e cerâmicas.

Em artigos de cama, mesa e banho, vale abrir algumas embalagens por amostragem para conferir medidas, cor e acabamento. Em brinquedos e eletroportáteis, confira se os lacres estão intactos.

Registrar as divergências

Toda divergência deve ser registrada por escrito e, de preferência, fotografada. As fotos devem mostrar a caixa, a etiqueta de identificação do volume e o produto danificado. Guarde também a embalagem avariada até a solução do caso, porque o fornecedor ou a transportadora podem pedir para vê-la.

Comunique o fornecedor o quanto antes, pelo canal combinado, com o número da nota, a descrição do problema e as fotos. Muitos fornecedores estabelecem prazos curtos para receber reclamações de avaria e de falta, e o atraso pode dificultar a solução.

Dar entrada no estoque

Depois de conferida, a mercadoria entra no estoque. Lance a nota no sistema da loja, etiquete os produtos com o código interno ou o código de barras, e guarde as caixas no depósito seguindo a lógica de que os lotes mais antigos devem sair primeiro. Em tecidos, mantenha as embalagens fechadas até a exposição, para protegê-los da poeira.

Separar um espaço para mercadorias com problema, identificadas e fora da área de venda, evita que um produto avariado acabe na prateleira por engano.

Erros comuns na conferência

Alguns deslizes se repetem em lojas de todos os tamanhos. O mais frequente é assinar o canhoto antes de contar os volumes, o que torna difícil reclamar depois de uma caixa faltando. Outro é conferir apenas a quantidade de caixas, sem abrir nenhuma, e só descobrir semanas depois que um lote veio na cor errada ou na tensão diferente da pedida. Também é comum guardar as caixas no depósito antes de lançar a nota, e acabar com mercadoria que existe fisicamente, mas não aparece no sistema.

Uma lista impressa com os passos da conferência, presa perto da porta de recebimento, ajuda a equipe a seguir a mesma ordem em todas as entregas.

Quando o problema aparece depois

Alguns defeitos só aparecem depois, quando o produto é aberto para exposição ou chega às mãos do cliente. Nesses casos, a nota fiscal e o registro da entrega ajudam a comprovar a origem e a data do recebimento. Entre empresas, os prazos e as condições de troca costumam estar no acordo comercial com o fornecedor; com o consumidor final, valem os prazos do Código de Defesa do Consumidor.

Resumo

Conferir a entrega é conferir a nota, os volumes e o conteúdo, nessa ordem. Avarias aparentes devem ser registradas no canhoto, na presença do entregador, e todas as divergências precisam ser documentadas com fotos e comunicadas ao fornecedor rapidamente. Depois, a mercadoria entra no estoque com etiqueta e lugar definido.

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